在宅ワークで事務代行をするのなら、チャットワークを活用しよう!

在宅ワークで事務代行をするのなら、チャットワークを活用しよう!
あなたは「チャットワーク」というツールを知っていますか?
チャットワークとは

チャットワークは、業務の効率化と会社の成長を目的とした、メール・電話・会議に代わるコミュニケーションツールです。

(チャットワーク公式サイトから引用)

という、とっても便利なチャットツール。
「今、初めて名前を聞いた」という方から「すでに使っています」という方もいらっしゃるでしょう。

ところで、このチャットワークはどうやって使えばいいか、よく分からないままの方も多いのでは?
そこで今日は、「フリーランスの事務代行とチャットワーク」と題して、私がどう活用しているかをお話ししますね。

チャットワークは「チャットだけ」ではない!

まずあなたにお伝えしたいのは、1対1のチャットのためだけにチャットワークを使うのはもったいないということです。
特定の誰かとの会話の他にも、私はこんな使い方をしています。

チャットワーク利用法その1:メモ代わり

何か気になることを一時的に保管するのに、チャットワークはちょうどいい感じです。
使い方の例としては

  • 後で読みたいWebページのリンクを貼りつける
  • ブログネタを保管
  • 事務屋育成プログラムの受講者さんに伝えることの原案

こんな感じです。

チャットワーク利用法その2:複数メンバーで同じテーマについて会話する

チャットワークには「グループチャット」機能があります。
参加を許可したメンバーだけで会話ができるので、秘密の話も安心して交わせます。

「秘密の話」とは

  • 事務代行のクライアントとスタッフ間で、日々の業務について指示を出す・受ける
  • 事務屋育成プログラムにて私から課題を出し、受講者さんからの解答を公開する

私の例として出せるのはこれくらいですが、他にもまだまだ利用法はあります。
メールだと何往復も必要でめんどうな会話であっても、思い立った時にすぐ送信できるチャットなら気軽にやり取りが可能です。

チャットワークをさらに活用する「アカウントの使い分け」

ここまでなら、フェイスブックのメッセージやLINEのトーク機能でも実現可能でしょう。
なのですが、チャットワークにはフェイスブックやLINEにはない「複数アカウントの利用が可能」という特徴があります。
チャットワークのアカウントを複数で使いこなす方法 – チャットワーク公式ブログ

そして、複数のアカウントを切り替えながら利用することに、チャットワークの真の価値があります。
私のアカウントは全部で3つ。
それぞれ

  1. 事務代行のクライアントやスタッフが利用するもの
  2. 事務屋育成プログラムのサポート用
  3. アージュスタイル内部スタッフ(といってもひとりですが)との連絡と、個人利用のため

以上の目的で使い分けています。

チャットワークで複数アカウントを活用する1:今、していることに集中できる

ジャンル別にアカウントを分けておくと、自分が今やっていることだけに目を向けることができます。
通常は「3」のアカウントでログインしておき、自分ひとりで行う業務に集中します。

そして、必要に応じて「1」「2」のアカウントにログインし、業務が終わったらすぐに「3」のアカウントに戻る。
この動作を習慣にしておくことで、割り込み仕事を完全にシャットアウトしています。

チャットワークで複数アカウントを活用する2:メッセージの「誤爆」を防ぐ

複数のアカウントを切り替えることによる、もうひとつの見逃せない効果はズバリ「誤爆」です。
フェイスブックやLINEは「ひとりにつき、1アカウント」が原則。
ということは、仕事とプライベートの両方で使いたい場合も同じアカウントを兼用するしかないというわけです。

そこで発生するのが、「Aさんに送るつもりのメッセージを、うっかりBさんに送信してしまった」という、いわゆる「誤爆」です。
フェイスブックやLINEを仕事とプライベートの両方で使っている方は、ヒヤリとした経験があるでしょう。
(「一度もない」とは言わせませんよ!)

この「誤爆」問題も、チャットワークであればアカウントを切り替えることで簡単に解決できます。
そもそも、うっかり間違えて送信する相手がそのアカウント内に存在しないのですから。
つまり、「送信ミスを出すはずがない」ということです。

ビジネスとプライベートは、明確に区別しよう!

在宅ワークで事務代行をするのなら、チャットワークを活用しよう!
この記事ではチャットワークをテーマにお送りしました。
慣れれば活用法がたくさんあるツールなので、ぜひ使ってみてください。

そして、この記事を通じて私が本当に言いたいのは「ビジネスとプライベートは分けよう」ということです。

プロとして仕事をするのなら、同じツールを使うにしてもアカウントはきっちり分ける。
仕事時間中にプライベートのメッセージに気を取られないよう、パソコンやスマホの環境を整備する。

こういった当たり前のことを、どれだけ忠実に実行できるか?
それこそが、クライアントから「ぜひあなたに」と指名される自分になれるかどうかの分かれ道なのです。

投稿者プロフィール

山田 亜希子
山田 亜希子
在宅で働くフリーランス事務代行「プロ事務」創始者。
2010年よりプロ事務に従事する。

また2015年より「プロ事務育成プログラム」専任講師として、200名以上のプロ事務を輩出。
プロ事務の後進を養成する活動を続けている。

香川県在住。プライベートでは夫と娘、息子の四人家族です。

「在宅でフリーランス事務代行」7日間無料メール講座

今、大注目の働き方「フリーランス事務代行」の始め方が分かる、無料メール講座。
事務代行に必要なスキルや営業方法が、7日間の自宅学習で習得可能です。
メール講座を修了した方には各種特典あり!

□■メール講座・内容■□
【1日目】働くことにどんな問題を抱えていますか?
【2日目】「在宅勤務」という働き方には3つのメリットがある
【3日目】在宅ワークとして「事務代行」を選ぶということ
【4日目】自宅で働く事務代行のお仕事例
【5日目】在宅ワークを始めるには「○○」探しからスタート!
【6日目】在宅ワークはお仕事なので、「○○問題」を避けては通れない
【7日目】事務代行を在宅で始めるために必要な知識を学ぶ【特典あり!】