人に任せたのにうまくいかない。事務代行16年、本当に合っていたのは1割強

私は16年間、事務代行を運営してきました。
問い合わせ全体を通じて「これは事務代行だ」と言えるのは、1割強です。
残りの9割近くは、事務代行ではない別の手段のほうが合っていました。

この記事では、これまでに見た「事務代行の使い所がズレている」例を挙げます。

時間や場所を縛りたいなら、雇用

「朝9時に必ず処理してほしい」
「毎日、必ず出勤してほしい」

こうした依頼は、お断りしてきました。
事務代行は業務委託だからです。

時間を縛るなら、雇用です。
場所を縛るなら、雇用です。
この場合は、パートやアルバイトを雇うほうが合っています。

「業務の改善案を出してほしい」という依頼もありました。

事務代行は、その会社の事情を何も知りません。
専門知識もありません。
その状態で出てくるのは、よくて毒にも薬にもならない案、悪くて的外れな案です。
最悪なのは、それっぽく見えるけれど目先しか見ていない案です。

まともな案を出せるのは、何らかの材料や知識を持っている人だけです。
社員さんに聞くか、コンサルを入れるほうが合っています。

「忙しいから、人を増やせば解決すると思って」という問い合わせもありました。

社内が整理されていないと、事務代行に作業の指示が出せません。
事務代行は立ち往生します。
場合によっては「働かない」と、こちらがクレームを受けることもありました。
こちらのせいではないのに、です。

外注スタッフに任せるようになってからは、スタッフが困るので、「ここは整理できていなさそうだ」と判断した時点でお断りしていました。

どこがボトルネックなのかを特定しないと、話が始まりません。
人を増やすより先に、社内の交通整理です。

産休に入る社員さんの穴埋めに、という相談もありました。

業務内容によりますが、社員さんの期間限定の穴埋めなら、業務を整理したうえで派遣社員が合っています。
時間や場所を縛りたいなら、派遣です。

ただ、その社員さんがフルリモートで働いていたのなら、事務代行もありです。
その場合は、いつやってもいい業務だけを任せます。

ここまでの例を裏返すと、事務代行が合うのは、時間も場所も縛らずに済み、指示を出せる状態に整理された作業です。

「何を、誰に任せるか」で迷っているなら、個別に一緒に整理することもできます。

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