在宅で働く事務代行がクライアントとの連絡に使う、最適ツールとは?

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年末の慌ただしい中、今日も今日とて発信な私です。
参加しているオンラインコミュニティで「マーケティングとブランディング」についての分科会が発足したので、さっそく参加。
休み中で世間が動いていない間に、来年のスタートダッシュに向けて作戦を練り練りしてきます。
(あ、この投稿もお休みせずに、何かしら投稿予定です!)

ところで、在宅で働いていて困ることのひとつに「自分の状態をクライアントに伝える術がとても少ない」があります。

私の過去の事例を出すと

  • スーパーで買い物中に、「○○市(香川じゃない)の病院に行きたいから、私の自宅へタクシーを配車してほしい」という依頼が入った
  • 子どもの寝かしつけに苦戦している時に、Facebookのメッセンジャーが「ピコーン!」と(その後は想像にお任せします)

こんな困ったことがありました。
遠隔で仕事をしていて、勤務時間という枠組みがないからこそのシチュエーションですね。

さっき書いた他にもいろんな失敗をした私が得た、在宅で働くフリーランスの事務代行がクライアントとの連絡に使うとよいツール。
それは「ビジネスチャット」です。
さらに、設定や運用にも押さえておくべきポイントがあります。

ビジネスチャットとは?

ビジネスチャットって、あなたは聞いたことがありますか?
「えっ、初めてです」という方でも

なら、ご存知かも?

今、日本国内で「ビジネスチャット」と言えば、このふたつが主流です。

フリーランスの事務代行として知っておきたい、主な特徴は

  • LINEやFacebook、Twitterのメッセージ機能と同じ、チャット感覚で使える(何せ「チャット」なので)
  • 簡易的なファイルのやり取りが可能
  • 案件の進捗状況を、関わるすべての人で簡単に共有できる
  • メッセージの「既読」情報が、相手に伝わらない

でしょうか。

フリーランス事務代行として使いたい機能はすべてありますし、メッセージを開封した情報が相手に伝わらないのがうれしい!
「開けたらすぐ返事しなきゃ」っていうプレッシャーと、これで無縁になれます。

もらったメッセージを開封した後に、すぐに返事をしなくてクライアントから叱られた経験のある人、いますよね、絶対にいますよね!!
この苦痛から解放されるだけでも、ビジネスチャットに乗り換える価値はあると、私は考えてます。

このチャットワークとSlackは得意ジャンルが違うものの、チャットツールとしての利用であればどちらを使っても問題ないです。
クライアントがすでに使っているなら、同じものを利用するといいかな。

なので、フリーランス事務代行であればチャットワークとSlackの両方が使えるのが望ましい、となります。

ビジネスチャットを使えば、「誤爆」の可能性はゼロパーセントです!

これまでにLINEやFacebook、TwitterといったSNSのメッセージ機能を使っていて、誤爆を経験したことがある方はいますか?
「私、一度もないです」っていう方は、そう滅多にいないはず。

回数の多い・少ないはあるかもしれないけれども

  • メッセージの送信先を間違えた
    (しかも、そんな時に限って「その人に見せちゃ、ダメ」だったりする…)
  • 恥ずかしいタイプミスをしていた
  • 文章を書いたり消したりしているうちにおかしな状態になったのに、気づかずそのまま送信

なんてミスは、ありましたよね。

でも、ビジネスチャットを使えば、そんな時もリカバリーの手段があります。

送信したメッセージを後から編集することができますし、完全に削除することだって可能!
送る前に確認するに越したことはないけれども、「まさか!」の事態に対する備えはSNSのメッセージ機能なんかよりもずっと上です。

クライアントじゃない別の誰かに宛てて機密情報を流してしまったら、「うっかりしてました」じゃ済まされませんから!

フリーランス事務代行がビジネスチャットを使う時のポイント

とっても便利でお仕事に使える機能がたくさんあるビジネスチャット。
実際に導入する際に押さえておきたいポイントがあります。

やるべきことは、ただひとつ。
それは、プライベート利用と兼用はしないこと。
さらに言えば、同じビジネスチャットであっても目的別にアカウントを分けることです。

実は、私、チャットワークのアカウントは3つ持ってます。
その布陣は

  • プライベート用(無料版):スマホアプリで見られる
  • プロ事務育成プログラム・受講者サポート用(有料版):スマホ版Webブラウザで閲覧可能
  • 事務代行事業部・クライアントとの連絡用(有料版):パスワードをスマホに入れてない

以上。

仕事用と個人用は分けていますし、目的に応じてアカウントまで変えています。
さらに、仕事用のアカウントには当然、お金を払って有料版での利用です。

そして、仕事用のふたつのアカウントは必要な時以外は一切触れません。
この設定にすることで、誤爆防止と仕事時間とプライベートタイムの完全分離を実現させているというわけ。

クライアントからの急な連絡にビクビクしたくないなら、ビジネスチャットを使うべし

スマホで使えるSNSのチャットって、手軽だしすぐに連絡が取れて便利です。
でも、これを在宅で仕事をする人が利用すると、プライベートの時間にまで仕事が入り込んできてずっと落ち着かないという事態に。

そんなの、嫌ですよね。
少なくとも私は「No!」です。
そうであれば、仕事とプライベートをきっちり分ける何らかの対策は必須と言えます。

数ある選択肢のひとつとして、私がおすすめするのがビジネスチャットの導入。
ですが、正直な話、クライアントにはあまりよい顔をされません。
新しいツールを増やすのは、億劫ですから。

ただ、打つ手がないわけではないです。
この件については、私がいつも使っている「100パーセント、Yesと言わせる、説得材料」があります。

クライアントによって話す内容やタイミング、進め方が違うので、完全個別対応。
知りたい方は、こちらへ来てくださいね!

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投稿者プロフィール

山田 亜希子
山田 亜希子
在宅で働くフリーランス事務代行「プロ事務」創始者。
2010年よりプロ事務に従事する。

また2015年より「プロ事務育成プログラム」専任講師として、200名以上のプロ事務を輩出。
プロ事務の後進を養成する活動を続けている。

香川県在住。プライベートでは夫と娘、息子の四人家族です。

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