設定するファイルの書式設定ひとつで、フリーランス事務代行のレベルは丸裸!

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在宅のフリーランス事務代行というお仕事をしていると、しょっちゅう言われるのがファイルの作成。
特に多いのが、エクセルへのデータ入力です。
定期でご契約を頂いているクライアントからのご指示の他に、スポット業務として請け負うこともあります。

エクセルさえ使えたら何も難しいことはなさそうな、このデータ入力業務。
ですが、私はこの業務を通じてフリーランス事務代行の技量が分かる、と考えています。

納品物に「余計な手間」を加えていませんか?

フリーランス事務代行の使命は、クライアントからの指示を忠実に実行すること。
そして、クライアントが言葉にしていない意図やご希望を察して、先回りすること。
このふたつだというのは、以前にもお話ししました。

実は、これらふたつができているかどうかを計るのに頃合いなのが、このデータ入力業務なんです!

基本的には単純作業に該当するので、私が請け負った時は100パーセント外注スタッフさんに依頼しています。
で、はじめて依頼する時には特段の指示をせずに、まずは納品物を見ているんです。

この手順を踏むことで、

  • 私の意図を正確に把握しているか?
  • 私の望みがどこにあるかを、考えて作業しているか?

が、手に取るように分かります。

クライアントにとってのベストは、クライアント自身が決めることである

私にとっての「正解」

それは、

  • データはベタ打ちで構わない
  • 余計な装飾は、一切加えない(フォントサイズやカラーを変えない、行の高さや列の幅を変えない)
  • 最上行は見出し、データを入力するのは2行目から

こちら。

新規でエクセルファイルを作成して、何も手を加えずに見出し行だけ入力すれば自然とこうなるはずです。
つまり、「データ入力に必要な最低限だけすればよい」がベストアンサーというわけ。

フリーランス事務代行側の意向や希望は、ここでは一切求められないと考えてください。

指示されている作業以外に勝手にやったことはすべて無駄であり、してはならないこと。
クライアント目線で考えると、納期が遅れ、余計なコストが発生する原因にしかならないので。

単純な作業の完成度が、フリーランス事務代行として長続きするかを決める

クライアントからすれば、初めて仕事を依頼するフリーランスの事務代行がどんな人なのかは仕事を出してみないと分かりません。

いわば「白紙」の状態から在宅で働くフリーランス事務代行の技量を計り、自分にとって使いやすいかどうかを知るためによく取る手法があります。
それが「簡単で小口の作業を、1回だけ出してみる」なんです!

なので、一見すると割に合わない簡単そうな仕事ほど、疎かにしてはなりません。

なぜなら、クライアントがあなたのことをテストするために仕事を依頼している可能性があるから。
逆に言えば、小さなお仕事であっても、言われたとおりのことを丁寧に仕上げて納品することで、次につながると言えます。

今、あなたの目の前には、どんなお仕事がありますか?
まずは、クライアントから頂いた作業を、指示通りに過不足なくこなしてください。
その繰り返しを経ることで、必ず次のお仕事が待っていますから!

投稿者プロフィール

山田 亜希子
山田 亜希子
在宅で働くフリーランス事務代行「プロ事務」創始者。
2010年よりプロ事務に従事する。

また2015年より「プロ事務育成プログラム」専任講師として、200名以上のプロ事務を輩出。
プロ事務の後進を養成する活動を続けている。

香川県在住。プライベートでは夫と娘、息子の四人家族です。

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