外注スタッフを起用する時に、私が必ず守っていること


フリーランス事務代行としての私には、大きく分けて3つの時期がありました。
現在は3期が進行中です。

※「期」の説明はこちらをご覧ください。

(3期が終わる時は、私が事業を辞める時か事務代行事業をまるっと売却する時かな、と)

実は、初期である1期の時から私が外注スタッフを使っていたというのが、今日の話題。
これまでに公開してなかった話も、いくつか出てくるかな。

外注スタッフに最も恵まれていた初期の頃の話

私がフリーランス事務代行として最初にしたお仕事は、アメブロの読者登録代行。(今はフォロー代行ですね)
1ヶ月で約5000件登録して、8万円近くの報酬を頂いていました。

この作業を始めた当初は

  • 自分が知らなかったブログを発見できる
  • 自分にとっては超簡単な作業でお金がもらえる

というメリットがあって仕事が楽しかったのだけれども、半年もしないうちに飽きちゃって。(えっ?)
クライアントに「この仕事は向いてないです」と泣きついたんです。

その結果、どうなったか?というと…

なんと!!
クライアントのお客様でコツコツ作業が向いている方を、私の下請けとしてつけてくださったのです!
外注スタッフさんの報酬もクライアントが出してくださって、至れり尽くせり。
この方、「マジで、神だよね?」って、今でも思ってます。

1期での私の外注スタッフはこの時のひとりだけ。
自分で探し回ることなく、お財布もまったく痛くないという、奇跡のような時期でしたね。

フリーランス事務代行が外注スタッフを起用する際の「ベスト」はこれ!

ですが、2期となるとそうもいかず。
仕事が加速度的に増えていき、嫌でも外注スタッフを使わざるを得なくなりました。
外注スタッフ起用が決定的になった「私が倒れた話」は改めて書きますが、まぁ、切羽詰まっていたわけです。

※2018年11月27日追記
「私が倒れた話」書きました!
ぜひご覧くださいね。

そんな私にするっと忍び寄ってきたのが、「山田さん、事務作業ができる人を紹介しますよ」という起業塾の講師さんからの提案。
当時の私は飛び上がって喜んだものです。
「これでスタッフが確保できる」と。

でも、それは間違ってました。
紹介された人はことごとく使えなくて、クライアントに迷惑をかけないように奔走する羽目に。

こうなった原因は、事務作業「しか」できない人ばかり紹介されていたから。
起業塾の講師さんたちは、何も悪くないんです。
だって、「山田さんに足りないのは、事務作業ができる人だ」と思っていたから。

でも、在宅事務代行に必要なのは「事務作業ができる」じゃないんだな、これが。

じゃあ、結局私はどうしていたのか?
いきますよ、今からこれまで内緒にしていた「超秘密事項」を書きますから!

私が外注スタッフを探していた方法。
それは

  1. 起業塾を受講した人で
  2. 講師さんが明確な方向性を指し示すことができない人で
  3. 結果が出せてない人を
  4. 自ら声をかけて、起用する

です!
いろんな方をスカウトした結果、私にとって満足できる結果を返してきたのがこれらの条件を満たす人。
お勤め時代の職種としては、少なくとも事務職ではないですね。

自分の目でしっかりと選び、自らが起用の決定権を持つことで精鋭を揃える。
これが2期の外注スタッフ起用の実態でした。

自分好みの外注スタッフは「自らの手で育てる」べし!

さて、今の私はどうしているか?
簡単に説明すると「プロ事務育成プログラムを受講した人から選抜」です。

そもそも、プロ事務育成プログラムを始めた当初はフリーランス事務代行に戻るつもりが薄かったのだけど。
いろいろとあって事務代行を事業として再び手掛けるようになったので、自然の流れですね。

今のスタッフは何人か入れ替えつつも3人をキープ。
契約件数の割には少人数で回している、というのが実態です。
(最近、外注スタッフの人数を自慢するまるで素人なフリーランス事務代行がいるようですが、「スタッフの人数が多い = 取りまとめが大変でロクなことがない」ですからね!)

私自身が現場に出ることは、ほぼありません。
「山田さんが現場に出た時は、自分は終わったと思え」と言っているくらい。
日々、クライアントからの指示を受けて業務を行う彼女たちには、とても感謝しています。

自分の目を信じれば、自然と外注スタッフのレベルは上がる

こうして改めて外注スタッフ起用についてまとめると、企業の採用は大変だよねと感じます。
だって、一度雇用したら簡単にクビにすることなんてできないですから。

ですが、少なくとも「自分の目で見て選んで、起用する」を守れば、「こんなはずはなかった」になる可能性は低いか、と。
だから「企業の採用は一種のバクチだ」なんて言われるのですね。

外注スタッフについてのネタは、割にたくさんあります。
それだけ苦労する面が多い、というわけですね。(えぇ、ハンパなく大変です)
この系統のネタは、また折に触れて書いていきますね。

参考にしたい記事

投稿者プロフィール

山田 亜希子
山田 亜希子
在宅で働くフリーランス事務代行「プロ事務」創始者。
2010年よりプロ事務に従事する。

また2015年より「プロ事務育成プログラム」専任講師として、200名以上のプロ事務を輩出。
プロ事務の後進を養成する活動を続けている。

香川県在住。プライベートでは夫と娘、息子の四人家族です。

「在宅でフリーランス事務代行」7日間無料メール講座

今、大注目の働き方「フリーランス事務代行」の始め方が分かる、無料メール講座。
事務代行に必要なスキルや営業方法が、7日間の自宅学習で習得可能です。
メール講座を修了した方には各種特典あり!

□■メール講座・内容■□
【1日目】働くことにどんな問題を抱えていますか?
【2日目】「在宅勤務」という働き方には3つのメリットがある
【3日目】在宅ワークとして「事務代行」を選ぶということ
【4日目】自宅で働く事務代行のお仕事例
【5日目】在宅ワークを始めるには「○○」探しからスタート!
【6日目】在宅ワークはお仕事なので、「○○問題」を避けては通れない
【7日目】事務代行を在宅で始めるために必要な知識を学ぶ【特典あり!】