メールに目を通す順番

いろいろと試してきたのですが、今は大量にやって来るので

  1. 返信の必要がなさそうなもの
  2. すぐに返信できそうなもの
  3. 返答内容を考える必要がありそうなもの

としています。
各種メッセージも同じように仕分けした上で見るようにしています。

すべて「そうなもの」になっている理由は、人によって似たような用件であっても

  • 書き方
  • 分かりやすさ
  • メールそのものの長さ

これらの要素によって「1」なのか「2」なのか「3」なのかが変わってくるから。
つまり、やり方次第で受け取る相手の負担感は変えられる、というわけですね。
誰から来たのかは見れば分かるので、「1」に近い方法で文章を書く方からのメールから順に目を通しています。

要素が足りないのはもちろんダメだし、「事細かく書けばいい」というものでもない。
文章を使って誰かとやり取りするのは難しいなと感じます。

投稿者プロフィール

山田 亜希子
山田 亜希子
在宅で働くフリーランス事務代行「プロ事務」創始者。
2010年よりプロ事務に従事する。

また2015年より「プロ事務育成プログラム」専任講師として、200名以上のプロ事務を輩出。
プロ事務の後進を養成する活動を続けている。

香川県在住。プライベートでは夫と娘、息子の四人家族です。

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